Tehokkuutta hankintaprosessiin
Caleo on monipuolinen työkalu, josta on apua myös hankintaprosessin haasteisiin. Tässä blogissa kerromme, miten julkisia hankintoja voidaan tehostaa Caleolla.
Julkiset hankinnat toimivat monilla eri prosesseilla sekä eri julkishallinnon organisaatioiden kautta, riippuen hankinnasta. On Hilmaa, Hanselia, Cloudiaa, Tarjouspalvelua, kilpailutuksia, DPS:ää, puitesopimuksia, pienhankintoja ja suorahankintoja. Kaikki julkiset hankinnat perustuvat hankintalakiin.
Caleo sujuvoittamassa hankintaprosessia
Caleo ei korvaa Cloudiaa, tarjouspalvelua tai muita universaaliin kilpailutukseen tehtyjä työkaluja, joiden tarkoituksena on mm. saada joukko sopivia toimittajia selville. Caleo tulee apuun, kun hyväksyttyjä toimittajia on syntynyt.
Caleo keskittyy kasvavaan, mutta kapean IT-asiantuntijahankinnan sektorin kahteen asiaan. Markkinakartoituksiin ja toimeksiantajan tarpeiden jakoon. Nykyisin markkinakartoituksiin ja tarpeiden jakoihin työkalut ovat lähinnä puhelin ja sähköposti.
Julkishallinnon markkinakartoituksissa hyväksytyt toimittajat vastaavat yleisimmin sähköpostitse tulleisiin kyselyihin. Kyselyt voivat sisältää excelien täyttöä, CV:eiden liittämistä tai muuta materiaalia, jolla selvitetään mitä toimittajalla on juuri sillä hetkellä saatavilla. Kun toimitus on valmis, täytyy se käydä vielä käsin läpi, jotta tulokset saadaan selville. Kartoitus tuottaa siis tilannekatsauksen sen hetkiseen tarjontaaan sisältäen melkoisesti manuaalista työtä.
Vaihtoehto manuaaliselle työlle
Hyväksytyille toimittajille IT-asiantuntijatarpeiden jako tapahtuu myös yleisimmin sähköpostitse ja vastaukset CV-liitteinä. Vastaukset pitävät sisällään hintaa, saatavuuksia, saatesanoja ja tietenkin itse asiantuntijan esittelevän CV:n. CV:n liitteet jaetaan tilaajan puolella käsin oikeille henkilöille. Kaikkien toimittajien ehdotettujen asiantuntijoiden vertailu vaatii oman työnsä, jotta voidaan varmistua, ettei tietoa huku prosessin edetessä.
Caleo ratkaisee ja tehostaa hyväksyttyjen IT-asiantuntijatoimittajien markkinakartoituksia ja toimeksiantojen jakamista esimerkiksi DPS-koreissa tai puitesopimustoimittajissa.
Tarpeiden jakaminen onnistuu sisäisissä minikilpailutuksissa
Caleossa voidaan määritellä erilaisia, erikokoisia, eri rankingillä hyväksyttyjä “toimittajapooleja” toimeksiantajan puolella. Näihin pooleihin voidaan jakaa tasavertaisesti tarpeita toimeksiantoina. Järjestelmä lähettää notifikaation toimittajien kontaktihenkilöille jokaisesta jaetusta tarpeesta.
Tarpeiden jakamista eli esimerkiksi DPS-korin sisäisiä “minikilpailutuksia” voidaan Caleolla suorittaa. Minikilpailutus kohdistuu siis hyväksyttyjen toimittajiin ja heidän kykyynsä tarjota IT-asiantuntijoita minikilpailutukseen. Caleo lähettää notifikaation minikilpailutuksen vastuuhenkilölle jokaisesta hyväksytyn toimittajan tekemästä tarjouksesta. Järjestelmästä voi tilaajana tarkastella koostettuna jokaista lähetettyä tarjousta.
Caleo mahdollistaa ketterämmän asiantuntijahaun
Markkinakartoitukset perustuvat Caleossa toimittajien CV:eiden perusteella luotuihin Caleo-profiileihin. Caleo-profiili on asiantuntijan CV konekielisessä ja rakenteellisessa muodossa. Tilaajana sähköpostitse kyseltävän excelrumban sijaan voidaan markkinakartoitus tehdä Caleolla heti Caleo-profiileja hyödyntävän haun avulla.
Caleo fasilitoi IT-asiantuntijapohjaisia ydinhankintaprosesseja hyväksytyille toimittajille ja tilaajalle vähentäen raskasta manuaalista työtä.
Matalalla kynnyksellä kokeilemaan
Caleota kannattaa ehdottomasti lähteä kokeilemaan, jos olet mukana IT-asiantuntijoiden hankinnassa ja kaipaat parempia tuloksia.
Caleon kokeiluprosessi hoidetaan aina kevyellä pilotointitoimituksella tilaajan, Caleon ja hyväksyttyjen toimittajien kanssa. Yleensä hyväksyttyjä toimittajia on yhdestä kolmeen ensimmäisissä pilotoinneissa.
Caleosta työkalu osaksi julkisia hankintoja
Caleo on vaihtoehto, kun haluat säästää aikaa, rahaa, ja ennen kaikkea hermoja sekä toimittajakumppanien jaksamista pitkäjänteisesti. Tai yksinkertaisesti kaipaat parempia tuloksia.
Toimitko julkishallinnon hankinnoissa? Tahdotko antaa palautetta? Jutellaanko lisää?
Ole yhteydessä
